Úvodní informace

Společnost INVESTMENT AGENCY s.r.o., se sídlem Buštěhradská 282, Dubí, 272 03 Kladno, IČO: 272 23 817, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, sp. zn. C 105700 (dále jen „Společnost“) vede vnitřní oznamovací systém a zajišťuje ochranu oznamovatelů na základě právních povinností uložených společnosti jako tzv. povinnému subjektu podle zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů (dále také jen „Zákon“).

K zajištění plnění povinností podle Zákona byl Společností vydán závazný vnitřní předpis o zavedení vnitřního oznamovacího systému k ochraně oznamovatelů (dále také jen „Vnitřní předpis“).

Prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému Společnosti lze při splnění stanovených podmínek podat k tomu oprávněnou fyzickou osobou (dále také jen „Oznamovatel“) oznámení o protiprávním jednání, o kterém se Oznamovatel dozvěděl v souvislosti s vykonávanou prací nebo jinou obdobnou činností pro Společnost.

Jaká oznámení o protiprávním jednání lze podat

Prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému Společnosti lze podat oznámení, která obsahují informace o možném protiprávním jednání, k němž došlo nebo má dojít u Společnosti, pro niž Oznamovatel vykonával nebo vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, nebo u osoby, se kterou Oznamovatel byl nebo je v kontaktu v souvislosti s výkonem práce nebo jiné obdobné činnosti (v pracovním kontextu), a která:

a) mají znaky trestného činu,

b) mají znaky přestupku, za který zákon stanoví sazbu pokuty, jejíž horní hranice je alespoň 100 000 Kč,

c) porušují Zákon nebo

d) porušují jiný právní předpis České republiky nebo předpis Evropské unie v oblasti:

• finančních služeb, povinného auditu a jiných ověřovacích služeb, finančních produktů a finančních trhů,
• daně z příjmů právnických osob,
• předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu,
• ochrany spotřebitele,
• souladu s požadavky na výrobky včetně jejich bezpečnosti,
• bezpečnosti dopravy, přepravy a provozu na pozemních komunikacích,
• ochrany životního prostředí,
• bezpečnosti potravin a krmiv a ochrany zvířat a jejich zdraví,
• radiační ochrany a jaderné bezpečnosti,
• hospodářské soutěže, veřejných dražeb a zadávání veřejných zakázek,
• ochrany vnitřního pořádku a bezpečnosti, života a zdraví,
• ochrany osobních údajů, soukromí a bezpečnosti sítí elektronických komunikací a informačních systémů,
• ochrany finančních zájmů Evropské unie nebo
• fungování vnitřního trhu včetně ochrany hospodářské soutěže a státní podpory podle práva Evropské unie.

Kdo může oznámení o protiprávním jednání podat

Oznamovatelem, který může podat oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému u Společnosti, je každá fyzická osoba, která vykonává nebo vykonávala pro Společnost práci nebo jinou obdobnou činnost a oznámení podává v tomto pracovním kontextu jako:

a) zaměstnanec vykonávající pro Společnost práci v základním pracovněprávním vztahu nebo

b) osoba vykonávající ve Společnosti dobrovolnickou činnost, popř.

c) osoba vykonávající ve Společnosti odbornou praxi nebo stáž.

Fyzická osoba má právo na ochranu oznamovatele podle Zákona a dle Vnitřního předpisu, pokud:

• jsou splněny shora uvedené podmínky a současně pokud
• má tato osoba oprávněné důvody se domnívat, že jí oznámené informace byly v době oznámení pravdivé a že oznámení bylo nezbytné pro odhalení shora uvedeného protiprávního jednání.

Zákonem ani Vnitřním předpisem není dotčena zákonná povinnost oznámit přímo orgánům činným v trestním řízení ty spáchané trestné činy, které jsou taxativně uvedeny v ustanovení § 368 TZ a spadají pod tzv. oznamovací povinnost (např. vražda, těžké ublížení na zdraví aj.).

Možné způsoby podání oznámení o protiprávním jednání

Oznámení o protiprávním jednání lze prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému u Společnosti podat v souladu s požadavky Zákona následujícími způsoby:

a) písemně v elektronické podobě na e-mailovou adresu kancelar@investment-agency.cz, nebo vyplněním kontaktního formuláře níže.

b) písemně v listinné podobě zaslané jako listovní zásilka na poštovní adresu Společnosti: Buštěhradská 282, 272 03 Kladno, a to s tím, že obálka musí být označena slovy: „NEOTVÍRAT – k rukám Michaely Vančurové, pověřené osoby“;

c) ústně – na telefonním čísle +420 605 297 267

d) osobně po dohodě s příslušnou osobou; v tomto případě musí příslušná osoba oznámení přijmout osobně od Oznamovatele v přiměřené lhůtě, nejpozději však do čtrnácti (14) dnů ode dne, kdy o to Oznamovatel požádal.

Opakovaně podané oznámení od téhož Oznamovatele a v téže věci není přípustné a nebude znovu prošetřováno s tím, že Oznamovatel o tom bude vyrozuměn s příslušným krátkým odůvodněním. To neplatí v případě, že by toto další oznámení obsahovalo oproti dříve podanému oznámení nové informace a skutečnosti.

Oznamovatel je oprávněn informace, které tvoří obsah oznámení, uveřejnit, pokud:

• podal oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a v určených lhůtách nebylo přijato vhodné opatření, zejména příslušná osoba neposoudila důvodnost oznámení, povinný subjekt nepřijal k předejití nebo nápravě protiprávního stavu vhodné opatření nebo příslušná osoba neposoudila oznámení,
• má oprávněný důvod se domnívat, že protiprávní jednání uvedené v oznámení může vést k bezprostřednímu nebo zjevnému ohrožení bezpečnosti, života nebo zdraví, životního prostředí nebo jiného veřejného zájmu nebo ke vzniku nenapravitelné újmy, nebo
• má oprávněný důvod se domnívat, že v případě podání oznámení orgánu veřejné moci existuje vzhledem k okolnostem případu zvýšené riziko, že budou on nebo společně chráněná osoba vystaveni odvetným opatřením.

Dojde-li oznámení, jež má přijímat a vyřizovat příslušná osoba, jiné osobě Zaměstnavatele, bezodkladně musí být postoupeno k vyřízení příslušné osobě, a to způsobem, který zajistí zachování důvěrnosti obsahu oznámení i totožnosti Oznamovatele. Z evidence dokumentů i ze spisu musí být zároveň vymazány veškeré informace týkající se takového oznámení, pokud je to možné.

Kdo je příslušnou osobou k přijímání a vyřizování oznámení

K přijetí oznámení, k posuzování jeho důvodnosti a k dalšímu souvisejícímu postupu v rámci vnitřního oznamovacího systému je oprávněna výhradně příslušná osoba.

Příslušnou osobou u Společnosti je:

Michaela Vančurová

E-mailová adresa: kancelar@investment-agency.cz

Tel.: 605 297 267

V rámci přijímání a posuzování důvodnosti oznámení postupuje příslušná osoba vždy samostatně, nezávisle a nestranně s tím, že je oprávněna vyžadovat od všech organizačních úseků a všech zaměstnanců Společnosti potřebné informace a podklady, jakož i jiné formy součinnosti.

Příslušná osoba je při posuzování důvodnosti oznámení oprávněna zejména:

• požadovat prokázání totožnosti dotčené osoby nebo osoby zúčastněné na prošetřování předložením služebního průkazu nebo jiného zaměstnaneckého identifikačního průkazu,
• požadovat sdělení údajů a předložení nebo zpřístupnění listin, audiovizuálních a digitálních záznamů a jiných věcí, které mohou souviset s oznámením,
• pořizovat si z předložených nebo zpřístupněných listin elektronické obrazy, výpisy, opisy nebo kopie,
• pořizovat si kopie předložených nebo zpřístupněných audiovizuálních a digitálních záznamů,
• pořizovat se souhlasem dotčené osoby nebo osoby zúčastněné na prošetřování zvukový nebo obrazově zvukový záznam jejich ústního projevu.

Příslušná osoba je při prošetřování dále oprávněna požadovat od dotčené osoby nebo od osoby zúčastněné na prošetřování ústní vysvětlení, jehož podání mohou odmítnout; o této skutečnosti je příslušná osoba poučí. O průběhu a obsahu vysvětlení sepíše příslušná osoba záznam, nebo pořídí zvukový nebo obrazový záznam. Záznam podepisuje příslušná osoba a osoba, která vysvětlení poskytla. Tím není dotčena povinnost zachovávat důvěrnost podle Vnitřního předpisu.

Příslušná osoba je dále oprávněna požadovat od zaměstnanců Zaměstnavatele v přiměřené lhůtě zpracování písemného odborného stanoviska ke skutkovým a právním otázkám souvisejícím s oznámením; tím není dotčena povinnost zachovávat důvěrnost podle Vnitřního předpisu.

Příslušná osoba zachovává důvěrnost totožnosti Oznamovatele i ostatních osob, jakož i informací, které by k odhalení jejich totožnosti mohly vést; to neplatí, udělí-li k postupu, který by mohl ohrozit zachování důvěrnosti totožnosti, Oznamovatel písemný souhlas. Příslušná osoba může nezbytně širokému okruhu jiných osob odhalit totožnost dotčené osoby tehdy, je-li to nezbytné k řádnému prošetření informací uvedených v oznámení nebo k navržení nebo uložení preventivního nebo nápravného opatření.

Příslušná osoba rovněž zachovává důvěrnost informací, jejichž prozrazení by mohlo zmařit nebo ohrozit účel podávání oznámení, zejména řádné prošetření informací uvedených v oznámení a předejití nebo nápravu protiprávního stavu.

Pokud oznámení neobsahuje všechny potřebné informace či údaje, vyzve příslušná osoba Oznamovatele k jejich doplnění, je-li to možné.

Vyřizování oznámení

Shledá-li příslušná osoba, že oznámení:

• je důvodné, navrhne Zaměstnavateli opatření k předejití nebo nápravě protiprávního stavu,
• je nedůvodné, bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí Oznamovatele o tom, že na základě skutečností uvedených v oznámení a všech okolností, které jí jsou známy, neshledala podezření ze spáchání protiprávního jednání, nebo shledala, že oznámení se zakládá na nepravdivých informacích, a poučí Oznamovatele o právu podat oznámení u orgánu veřejné moci, nebo
• není oznámením podle právních předpisů, bez zbytečného odkladu o tom písemně vyrozumí Oznamovatele.

Příslušná osoba písemně vyrozumí Oznamovatele o výsledku každé fáze vyřizování oznámení bezprostředně po tom, co byla ukončena, nejdéle však do 60 dnů ode dne přijetí oznámení. Kromě výsledku posouzení důvodnosti informací uvedených v oznámení informuje zejména o

• ochraně, která Oznamovateli na základě podaného oznámení náleží,
• zjištěném protiprávním jednání,
• navržených preventivních nebo nápravných opatřeních a důvodech jejich navržení,
• přijatých preventivních nebo nápravných opatřeních a jejich důvodnosti, byla-li ve lhůtě podle tohoto odstavce přijata, a
• jiném způsobu vyřízení oznámení.

V případě shledání důvodnosti oznámení navrhne příslušná osoba Zaměstnavateli vhodná opatření k předejití či nápravě protiprávního stavu, která Zaměstnavatel příjme, případně přijme jiná vhodná opatření.

O přijatých opatřeních Zaměstnavatel neprodleně vyrozumí příslušnou osobu, která o nich bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí Oznamovatele, ledaže Oznamovatel výslovně požádá příslušnou osobu, aby ho o přijetí oznámení nevyrozumívala, nebo je zřejmé, že vyrozuměním o přijetí oznámení by došlo k prozrazení totožnosti Oznamovatele.

Lhůty k vyrozumění Oznamovatele a k posouzení důvodnosti oznámení

Příslušná osoba zašle Oznamovateli vyrozumění o přijetí oznámení nejpozději do sedmi (7) dnů ode dne podání oznámení.

To neplatí pouze v případě, kdy:

a) Oznamovatel výslovně požádá příslušnou osobu, aby ho o přijetí oznámení nevyrozumívala, nebo

b) je zřejmé, že by vyrozuměním o přijetí oznámení došlo k prozrazení totožnosti Oznamovatele jiné osobě.

Příslušná osoba je povinna posoudit důvodnost oznámení a písemně vyrozumět Oznamovatele o výsledcích posouzení do třiceti (30) dnů ode dne přijetí oznámení.

V případech skutkově nebo právně složitých lze tuto lhůtu prodloužit až o dalších třicet (30) dnů, nejvýše však dvakrát, tj. maximální délka pro posuzování důvodnosti oznámení může ve výjimečných případech činit devadesát (90) dnů ode dne podání oznámení.

O prodloužení lhůty a důvodech pro její prodloužení příslušná osoba vždy Oznamovatele písemně vyrozumí ještě před jejím uplynutím.

Evidence a uchovávání oznámení

Příslušné osoby vedou evidenci oznámení. Podaná oznámení a související dokumenty evidují ve spisové službě v souladu s vnitřními předpisy. Přitom dbají ochrany všech dokumentů.

Přijaté oznámení se evidují v následujícím rozsahu:

• datum přijetí oznámení,
• jméno, příjmení, datum narození a kontaktní údaje Oznamovatele, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost Oznamovatele, jsou-li tyto známy,
• shrnutí podstaty a obsahové stránky oznámení, včetně identifikace osob, vůči kterým je oznámení směřováno, je-li jejich totožnost známa,
• datum ukončení posouzení důvodnosti oznámení příslušnou osobou a jeho výsledek.

Oznámení podaná dle Zákona budou v souladu s Vnitřním předpisem uchována po dobu 5 let od přijetí oznámení.

Zákaz odvetných opatření vůči Oznamovatelům

V rámci vedení vnitřního oznamovacího systému, jakož i při souvisejících anebo dalších činnostech všech zaměstnanců a/nebo členů orgánů Společnosti platí přísný zákaz uplatňování jakýchkoli odvetných opatření vůči Oznamovatelům.

Odvetným opatřením se v tomto směru rozumí jednání nebo jeho opomenutí v souvislosti s prací nebo jinou obdobnou činností Oznamovatele, které bylo vyvoláno podáním oznámení a které Oznamovateli může způsobit újmu.

Při splnění těchto podmínek jsou odvetnými opatřeními zejména:

• rozvázání pracovního poměru nebo neprodloužení pracovního poměru na dobu určitou,
• zrušení právního vztahu založeného dohodou o provedení práce nebo dohodou o pracovní činnosti,
• odvolání z místa vedoucího zaměstnance,
• uložení kárného opatření nebo kázeňského trestu,
• snížení mzdy, platu nebo odměny nebo nepřiznání osobního příplatku,
• přeložení nebo převedení na jinou práci nebo na jiné služební místo,
• negativní služební hodnocení nebo pracovní posudek,
• neumožnění odborného rozvoje,
• změna pracovní doby,
• neopodstatnění vyžadování lékařského posudku nebo pracovně lékařské prohlídky,
• výpověď nebo odstoupení od smlouvy,
• zásah do práva na ochranu osobnosti.

Oznamovatel má právo na ochranu před odvetnými opatřeními, pokud podal oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému, uveřejněním nebo prostřednictvím orgánů veřejné moci.

Oznamovateli se zaručuje zajištění maximální možné míry ochrany, zejména pak zajištění anonymity a zajištění důvěrnosti informací uvedených v oznámení.

Zákaz odvetných opatření se vztahuje i na další chráněné osoby uvedené v § 4 odst. 2 Zákona, zejména na osobu, která poskytla pomoc při zjišťování informací, které jsou obsahem oznámení, na osobu, která je ve vztahu k Oznamovateli osobou blízkou, anebo na osobu, která je zaměstnancem nebo kolegou Oznamovatele.

Oznamovateli nemůže být poskytnuta ochrana v souladu se Zákonem, pokud se prokáže, že vědomě uvedl nepravdivé údaje nebo nejednal v dobré víře. Důsledky takovéhoto jednání budou posuzovány v souladu s právním řádem České republiky či vnitřními předpisy Zaměstnavatele.

Další kanály a možnosti pro podání oznámení o protiprávním jednání

Oznámení lze při splnění zákonných podmínek podat rovněž prostřednictvím externího oznamovacího systému Ministerstva spravedlnosti a/nebo přímo u příslušného orgánu veřejné moci, tj. u Policie ČR, státního zastupitelství a/nebo u věcně příslušných orgánů státní správy dle jejich působnosti (např. Česká inspekce životního prostředí, Úřad pro ochranu osobních údajů apod.).

V tomto případě oznámení přijímá, prošetřuje a posuzuje Ministerstvo spravedlnosti nebo jiný příslušný orgán veřejné moci.

Externí kanál pro oznamování protiprávního jednání:

Ministerstvo spravedlnosti České republiky

Vyšehradská 424/16

128 10 Nové Město

Aplikace: https://oznamovatel.justice.cz/chci-podat-oznameni/

E-mail: oznamovatel@msp.justice.cz

Zpracování osobních údajů

Osobní údaje se ve vztahu k oznámení zpracovávají na základě čl. 6 odst. 1 písm. c) obecného nařízení o ochraně osobních údajů Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále také jako „GDPR“).

Zvláštní kategorie osobních údajů podle čl. 9 odst. 1 GDPR je možné ve vztahu k oznámení zpracovávat na základě čl. 9 odst. 2 písm. e), f) nebo g) GDPR.

Informační povinnost podle čl. 13 a 14 GDPR je třeba plnit za současného zachování důvěrnosti podle Vnitřního předpisu.

Výkon práva na přístup k osobním údajům podle čl. 15 GDPR lze subjektu údajů v souladu s čl. 23 GDPR umožnit pouze za předpokladu, že bude zachována důvěrnost totožnosti Oznamovatele a dalších osob uvedených v oznámení.

Žádost o přístup k osobním údajům týkající se oznámení předá osoba pověřená výkonem agendy ochrany osobních údajů k vyřízení příslušné osobě.

Zjistí-li příslušná osoba, že v souvislosti s oznámením nejsou žádné údaje vedeny nebo, že se uplatní výjimka z povinnosti takovou informaci poskytnout, žádost bez dalšího odloží.

Povinnost oznámit porušení zabezpečení osobních údajů subjektu údajů se za současného zachování důvěrnosti podle Vnitřního předpisu vztahuje rovněž na příslušnou osobu.

Na zpracování osobních údajů v souvislosti s řešením oznámení se nevztahuje povinnost provést posouzení vlivu zpracování osobních údajů na ochranu osobních údajů.

Společná ustanovení

Za vědomě nepravdivé oznámení hrozí Oznamovateli pokuta až ve výši 50 000,- Kč.